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2015.11.01
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マイナンバー情報:扶養控除等申告書への個人番号の記載の省略

(執筆:渡邉雅之)
10月28日に国税庁のマイナンバーに関するFAQがアップデートされております。
安全管理措置の負担の観点から、扶養控除等申告書への個人番号の記載ができるかという点についてよくご質問を受けますが、その点についてのQ&Aが出ておりましたのでお知らせします。
概略は、以下のとおりです。
〇原則として省略できない。
〇しかし、給与支払者である会社と従業員との間で、扶養控除等申告書の余白に「個人番号については給与支払者に提供済みの個人番号と相違ない」旨を記載し、給与支払者において受領済みの個人番号を確認し、確認した旨を扶養控除等申告書に記載するのであれば、省略が可能である。

「会社と従業員の合意」については、就業規則においてたとえば以下のような規定を置くことが考えられます。

会社と従業員は、「給与所得者の扶養控除等申告書」に従業員及び扶養家族の個人番号を記載する代わりに、同申告書の余白に「個人番号については給与支払者に提出済みの個人番号と相違ない」旨を記載し、会社において受領済みの個人番号を確認し、確認した旨を同申告書に記載することにより、同申告書への個人番号の記載を省略することができる。

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Q1-8 平成28年分の扶養控除等申告書で従業員等の個人番号の提供を受けた場合、平成29年分以降の申告書からは、記載内容に変更がない限り個人番号の記載を省略してもよいですか。

(答)

扶養控除等申告書は毎年、個人番号を含むすべての記載事項を記載した上で、給与の支払者に提出する必要がありますので、前年と変更がないからといって、その記載を省略することはできません。

Q1-9 扶養控除等申告書の個人番号欄に「給与支払者に提供済みの個人番号と相違ない」旨の記載をすることで、個人番号の記載に代えることはできますか。

(答)

平成28年1月以後に提出する扶養控除等申告書には、従業員本人、控除対象配偶者及び控除対象扶養親族等の個人番号を記載する必要がありますので、その記載内容が前年以前と異動がない場合であっても、原則、その記載を省略することはできません。

しかしながら、給与支払者と従業員との間での合意に基づ き、従業員が扶養控除等申告書の余白に「個人番号については給与支払者に提供済みの個人番号と相違ない」旨を記載した上で、給与支払者において、既に提供 を受けている従業員等の個人番号を確認し、確認した旨を扶養控除等申告書に表示するのであれば、扶養控除等申告書の提出時に従業員等の個人番号の記載をし なくても差し支えありません。

なお、給与支払者において保有している個人番号と個人番号の記載が省略された者に係る個人番号については、適切かつ容易に紐付けられるよう管理しておく必要があります。

(注)

  1. 1 この取扱いは、原則として税務署に提出されることなく給与支払者が保管することとされている扶養控除等申告書について、給与支払者の個人番 号に係る安全管理措置への対応の負担軽減を図るために、個人番号の記載方法として認めるものであることから、個人番号以外の扶養控除等申告書に記載すべき 項目については、前年と変更ない場合であっても、記載を省略することなく扶養控除等申告書に記載する必要があります。
  2. 2 「給与支払者に提供済みの個人番号と相違ない」旨が記載された申告書について、税務署長から提出を求められた場合には、給与支払者は扶養控除等申告書に従業員等の個人番号を付記して提出する必要があります。
  3. 3 この方法をとった場合には以下の点に留意が必要です。
    1. (1) 給与支払者において保有している従業員等の個人番号(従業員等の個人番号に異動があった場合は異動前の個人番号を含む。)については、扶養控除等申告書の保存期間(7年間)は、廃棄又は削除することはできません。
    2. (2) 保有する個人番号については、個人番号関係事務に必要がなくなったとき及び個人番号を記載すべきであった扶養控除等申告書の保存年 限を経過したときには、速やかに廃棄又は削除しなければなりません(廃棄が必要となってから廃棄作業を行うまでの期間については、毎年度末に廃棄を行う 等、個人番号及び特定個人情報の保有に係る安全性及び事務の効率性等を勘案し、事業者において判断してください。)。
    3. (3) 給与所得の源泉徴収票(税務署提出用)には適切に個人番号を記載する必要があります。

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